1、年度：文件材料的形成或处理年度。 
    著录要求：4位阿拉伯数字标注公元纪年，不要加“年”字。如：1980 
    2、全宗号：指国家档案馆给移交进馆单位的档案的代号，档案不向国家综合档案馆移交的单位，一般没编全宗号。 
    著录要求: 4位代码标识。 
    例：“福建省档案局”的全宗号著录0131 
    3、分类号：立档单位将全宗内的归档文件按问题或机构等方式进行分类，构成有序的体系，每个分类设定一个相对固定的代码。
    著录要求：每个分类用2位数字标识。全宗内没有进行分类时，该字段不要著录。多级分类时，每级2位数字标识，最多三级，不超过6个字节长度。 
    如：按问题分类：              按机构分类： 
    01 人事                       01  人事处 
    02 党委                       02  机关党委 
    03 业务                       03  业务处 
    ……                             …… 
    4、保管期限：立档单位在整理归档文件时，依据国家及本单位保管期限表的规定，对归档文件划定的应保存的年限。目前，归档文件分为永久、长期、短期三种保管期限。 
    著录要求：采用两个汉字代码。 
    5、 件号：件号是文件材料的排列顺序号。件号应逐件编制，不能多份文件编一个件号，也不能有跳号。 
    著录要求：阿拉伯数字标识，最长不超过4个字节。 
    6、密级：指文件保密程度的等级，划分为非密、秘密、机密、绝密等四个等级。 
    著录要求：采用两个汉字代码。 
    密级一般按文件形成时所定的密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。 
    7、文件编号：即文号，指文件制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号，包括发文字号、标准规范类文件的统编号。其中发文字号由机关代字、年份和序号组成。 
    著录要求： 30个字节，半角状态下著录。按原文件编号据实著录，没有文号的不要著录。如：闽档[2004]49号     
    联合发文或有多个文件编号时，只著录主办机关文件编号。 
    会议文件、内部刊物、图纸等的编号，不能作为文号填写。 
    8、文件题名：文件材料的标题。    
    著录要求：80个汉字，全角状态下著录。 
    （1）题名中的数字、英文字母、标点符号要用全角，数字（年度）应统一用阿拉伯数字。 
    例：题   名：二00九年度档案工作总结 
    应录成：２００９年度档案工作总结 
    （2）题名最长不得超过80个汉字。文件题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示 
    例：关于评选第七届省十佳少先队员、第五届省十佳少先队辅导员、首届省十佳少先队志愿辅导员和优秀…的通知 
    （3）题名中出现“你省”、“你市”等字样的一定要加上具体的名称，加上的部份用“[  ]”表示； 
    例： 原题名：现将卢展工省长批示件转你单位请按领导批示阅处 
    应著录：现将卢展工省长批示件转你单位 [福建省档案局] 请按领导批示阅处 
    （4）原文件没有题名或原题名不能反映文件内容的（如文、通知、便函等）应重新拟写，并在拟写的题名两端加上“[  ]”表示。 
    例：原题名：厦门市档案局关于转发闽档[2004]36号文件的通知 
    重拟题名：厦门市档案局关于转发闽档[2004]36号文件［福建省档案局关于加强档案安全管理几点意见］的通知   
    （5）可以在字段长度之内，尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的人名两端加上“[  ]”表示。 
    例：关于×××［×××、×××］等３位同志职务的任免通知 
    （6）正文与附件为一件时，一般用正文题名作为本件的题名，但是当正文仅仅是原则性的标语、而附件有具体的条文时，附件题名应同时著录。 
    例：关于进一步加强精神文明建设的规定（附：市民公约） 
    （7）统计报表的著录，如福建省行政、企业单位干部统计表，填报单位是××局时，应著录具体的单位名称。 
    如：福建省行政、企业单位干部统计表（福建省档案局） 
    （8）有批文的审批表与批文合为一件时，只著录批文的题名； 没有批文的审批表一表为一件时，著录时应注明受审批对象，并外加“（        ）” 
    如：×××审批表（姓名） 
    （9）介绍信若干份为一件，填写题名时应注明是什么人、什么内容的介绍信 
    如：张三、李四组织关系介绍信 
    介绍信存根一本作为一件时，应注明是什么内容的介绍信存根，并注明年度及起止号数 
     如：×××介绍信（××××年度××号－－××号） 
    （10）会议记录应一会为一条，无标题时要拟写标题，并写明会议的时间和主要内容 
    会议记录本一本为一条时要在题名中注明是什么部门、什么性质的会议记录本，并注明第一次会议和最后一次会议的时间 
    如：×××会议记录（××××年××月××日至××××年××月××日） 
    9、责任者:  对文件材料负责的单位及个人，即文件材料的署名者。 
    著录要求：25个汉字，全角状态下录入。 
    （1）机关团体责任者一般要著录全称。在全称字数太多的情况下可以著录统一规范的通用简称。 
    如：    福建省计划生育委员会 
    可录成：福建省计生委 
    注： 不得著录“本省”、“本局”； 不得省略“福建”等区域名称； 不得仅著录“人事处”、“机关党委”等立档单位下设机构的名称 。 
    （2）名义上属于个人作者的领导讲话、个人事迹介绍等文件材料，应著录姓名，必要时在姓名后加上职务、职称或其他身份，并用“（  ）”表示。 
    （3） 联合行文的责任者，应将所有的责任者照实著录，责任者过多时可适当省略。列于首位的责任者、立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“［等］”表示，责任者之间的间隔用全角的“；”。 
    如：福建省人事厅；福建省档案局［等］ 
    10、文件时间：指文件材料的形成日期 
    著录要求：应填写文件的签发日期。以8位阿拉伯数字标注，第1-4位表示年，5-6位表示月，7-8位表示日。 
    如：19830814
    文件级著录对象是多件文件时，一般著录最早文件形成时间。 
    11、主题词：表达档案主题内容的规范化的词或词组。 
    著录要求：40个汉字。词与词之间的间隔用“ ；” 
    例：档案；目录数据库；检查；通报
    12、载体类型：档案载体物质形态的种类。以纸张为载体的档案可以不著录，其他载体类型分为照片、唱片、胶片、胶卷、印信、缩微制品、录相磁带、磁带、磁盘、光盘等多种。 
    著录要求：汉字标识，字段长度不超过6个汉字，应据实著录。 
    13、案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。 
    著录要求：用3位代码标识。 
    14、案卷号（归档号）：案卷号是案卷排列的顺序号，归档号是文书处理号。 
    著录要求： 4位阿拉伯数字。 
    15、起始时间、终止时间：案卷级目录著录。起始时间是案卷中最早的文件材料时间，终止时间是案卷最后一份文件材料的时间。 
    著录要求：同“文件时间”。 
    16、案卷题名：案卷标题，80个汉字。 
    著录要求：同“文件题名”。